Dari sekian banyak data yang biasanya ada di Excel, kamu sebenarnya dapat mengolahnya dengan mudah. Hah mudah? Yap, dengan syarat kamu harus mengetahui dan memahami rumus excel.
Dengan menguasai software ini, tentunya sangat membantu berbagai pekerjaanmu seperti, keperluan administrasi, finance, accounting, marketing, operasional, dan lainnya. Oleh karena itu, tidak jarang beberapa lowongan kerja mencantumkan kemampuan Microsoft Excel sebagai salah satu persyaratan. Bagi kamu yang ingin mengolah data dengan mudah, berikut adalah rumus excel lengkap yang dapat kamu gunakan dalam pekerjaan.
1. SUM
Jika mau bertanya-tanya, “apa formula untuk menemukan jumlah total atau cara menghitung total di excel?” maka rumus SUM merupakan jawabannya.
Sederhananya rumus SUM dapat kamu gunakan untuk melakukan penjumlahan data atau angka yang ada pada sel di worksheet. Pada bentuk lainnya, kamu juga dapat menggunakannya untuk melakukan penjumlahan dalam bentuk yang lebih banyak seperti, data dalam range (baris dan kolom) yang kamu pilih. Contohnya, mencari jumlah atau total dari data pemasukan penjualan.
Sedangkan untuk rumusnya yaitu =SUM(number1:number2). (number1:number2) adalah data atau baris dan kolom yang kamu pilih. Selain itu, perhatikan juga penggunaan pemisah antara data pada excel-mu, apakah menggunakan titik dua (:), koma (,), atau titik koma (;). Pada penggunaannya, kamu tinggal memasukkan rumus dan data yang ada pada baris dan kolom yang diinginkan lalu kemudian tekan enter.
Pada contoh di atas, dapat kamu lihat bahwa terdapat sel laporan pemasukan selama 7 bulan dari Januari hingga dengan Juni yang dibagi menjadi 4 minggu. Dalam contoh tersebut kamu ingin mencari total pemasukan selama bulan Januari. Maka rumus yang digunakan adalah =SUM(B3;C3;D3;E4). Yang mana (B3;C3;D3;E4) merupakan kode kolom dari minggu 1 hingga 4 dari bulan Januari. Setelah kamu memasukkan rumus, kemudian tekan enter untuk menampilkan hasilnya.
2. AVERAGE
Rumus AVERAGE digunakan untuk mencari nilai rata-rata angka yang ada pada data kamu. Rumus yang digunakan adalah =AVERAGE(number1:number2) berdasarkan baris dan kolom yang kamu pilih. Sama halnya dengan SUM, perhatikan juga pemisah data pada rumus yang digunakan seperti, titik dua (:), koma (,), atau titik koma (;).
Berbeda dengan rumus SUM, pada kali ini kita akan mencari rata-rata pemasukan pada bulan Januari dengan menggunakan rumus =AVERAGE(B3;C3;D3;E3). Setelah memasukan range yang kamu pilih, selanjutnya tekan enter untuk memperoleh hasilnya.
3. COUNT
Apakah kamu pernah merasa kebingungan ketika ingin menghitung jumlah data yang sudah terisi pada tabel di worksheet-mu? Tenang, dengan menggunakan rumus COUNT, kamu dapat menghitungnya walaupun dengan jumlah data yang banyak. Rumus Count digunakan untuk menghitung data yang terisi pada sel dan hanya berupa angka. Rumus yang digunakan adalah =COUNT(value1;[value];..) atau =COUNT(range).
Pada contoh di atas, kita akan menghitung jumlah pemasukan yang sudah tercatat atau ada pada sel. Rumus yang digunakan adalah =COUNT(B3:E8) untuk menghitung jumlah pemasukan selama 4 minggu. Yang mana (B3:E8) adalah range yang dipilih. Pada sel di atas terdapat beberapa data yang terisi dan kosong. Setelah memasukkan rumus, kamu akan mendapatkan nilai dari data yang terisi yaitu 21.
4. COUNTBLANK
Jika COUNT berfungsi untuk menghitung data yang sudah terisi, maka COUNTBLANK adalah rumus untuk menghitung data berupa angka yang kosong pada sel. Rumus yang digunakan adalah =COUNTBLANK(range).
Pada contoh di atas, kita dapat menggunakan rumus COUNTBLANK untuk mencari berapa data yang kosong pada sel jumlah pemasukan. Rumus yang dipakai yaitu =COUNTBLANK(B3:E8) dan menunjukkan hasil 3 data yang kosong.
5. COUNTA
COUNTA adalah rumus yang digunakan mencari data yang terisi pada sel berupa angka atau teks. Adapun rumus yang digunakan yaitu =COUNTA(value1; [value2];..) atau =COUNTA(range).
Pada contoh di atas, kita akan mencari jumlah data yang terisi di kolom “status”. Untuk menghitung berapa data yang telah terisi dengan status Belum Lunas/Lunas, maka rumus yang digunakan yaitu =COUNTA(G3:G8). Setelah memasukkan rumus, kamu akan mendapatkan hasil yaitu 4 data yang terisi.
6. SINGLE IF
Sederhananya rumus IF digunakan untuk mencari hasil perhitungan dengan kemungkinan dua hasil seperti “benar/salah”. Namun, kriteria atau hasil dalam rumus ini tidak selalu berbentuk “benar/salah”. Kamu juga dapat menggantinya dengan kriteria lainnya, seperti “Baik-tidak baik”, “Lulus-tidak lulus”, dan sebagainya.
Pada rumus SINGLE IF, kita akan mencari perhitungan data dengan hanya menggunakan satu kriteria. Untuk rumusnya yaitu =IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]).
Logical_test adalah data yang kamu pilih dengan perhitungan yang akan diukur dengan kriteria. Sedangkan [value_if_true]; [value_if_false] adalah kriteria yang akan kamu masukkan dalam perhitungan data tersebut.
Pada contoh di atas, kita akan menghitung status pada stok barang tersebut dengan menggunakan kriteria “AMAN atau REQUEST”. Langkah pertama dalam penggunaan rumus IF adalah menentukan logical_test, dengan mengambil salah satu data yang ingin dihitung yaitu, G3 dengan nilai 210. Sedangkan 200 menjadi sample ukurnya. Untuk rumus yang digunakan adalah =IF(G3>=200; “AMAN”; “REQUEST”).
Jika rumus tersebut dibahasakan maka akan menjadi, JIKA(G3 lebih besar (>) atau sama dengan (=) 200 maka berikan AMAN, jika tidak berikan REQUEST). Pada keterangan menunjukkan jika stok lebih dari 200 maka akan berstatus AMAN, jika tidak maka berstatus REQUEST. Karena data yang dipilih bernilai 210, statusnya akan berupa AMAN.
7. MULTI IF
Berbeda dengan SINGLE IF yang hanya menggunakan satu kriteria, pada MULTI IF, kamu akan memasukkan lebih dari satu kriteria dalam perhitungan. Rumus yang digunakan adalah =IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false] dengan menambahkan beberapa IF lagi setelah rumus pertama.
Contoh di atas kita akan mencari perhitungan dari nilai grade pada mahasiswa. Kriteria yang digunakan yaitu berupa huruf untuk menjadi nilai grade seperti, A, B, C, D, dan E. Dalam penentuan logical_test di atas, kita mengambil salah satu data yang ingin dihitung yaitu, B3 dengan nilai 65. Sedangkan yang menjadi sample ukurnya tercantum pada tabel keterangan.
Untuk rumus yang digunakan yaitu =IF(B3>=90;”A”;IF(B3>=70;”B”;IF(B3>=60;”C”;IF(B3>=50;”D”)))). Pada rumus tersebut dapat kamu lihat, ada beberapa IF dalam satu rumus.
Jika rumus tersebut dibahasakan maka akan menjadi, JIKA (B3 lebih besar atau sama dengan 90 maka berikan A, JIKA B3 lebih besar atau sama dengan 70 maka berikan B, JIKA B3 lebih besar atau sama dengan 60 maka berikan C, JIKA B3 lebih besar atau sama dengan 50 maka berikan D). Maka sesuai dengan perhitungan, nilai mahasiswa akan dikonversikan ke grade yang telah ditentukan. Seperti, Gloria Putri yang mendapatkan grade A dengan nilai akhir yaitu 95.
8. COUNTIF
Tidak jauh berbeda dengan COUNT, COUNTIF lebih menunjukkan perhitungan dengan cara yang lebih spesifik dan menggunakan kriteria tambahan seperti rumus IF. Adapun rumus yang digunakan yaitu =COUNTIF(range; criteria).
Pada contoh data di atas, kita akan menghitung berapa jumlah “Belum Lunas” dalam kolom status. Untuk rumus yang digunakan yaitu =COUNTIF(G3:G14; “Belum Lunas”). (G3:G14) adalah range atau baris dan kolom yang kamu pilih. Sedangkan “Belum Lunas” adalah sebagai kriteria dalam penggunaan rumus tersebut. Setelah kamu memasukkan rumus COUNTIF, maka akan menunjukkan jumlah “Belum Lunas” sebanyak 8.
9. VLOOKUP
Rumus VLOOKUP berfungsi untuk mencari suatu nilai yang ada pada tabel yang sedang kamu kerjakan, dengan bersumber pada tabel lain. Rumus ini juga bisa digunakan untuk mengambil data dari tabel lain secara akurat dan praktis, sehingga sangat membantu kamu jika harus menganalisis data yang banyak. Rumus yang digunakan adalah =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup
(lookup_value) adalah kolom yang akan disesuaikan dengan nilai yang ada pada tabel referensi. (table_array) adalah tabel sumber yang akan diambil datanya. (index_num) adalah nomor kolom yang ada pada tabel yang ingin kamu ambil datanya. Sedangkan (range_lookup) berfungsi sebagai penanda, apabila nilai yang ingin kamu cari tidak ada pada tabel referensi, maka nilai tersebut tidak akan ditampilkan atau salah. Selain itu, urutan pengambilan nomor kolom harus dihitung dari arah paling kiri.
Sebagai contoh, tabel diatas merupakan data mengenai gaji dan bonus berdasarkan skill karyawan. Tabel (Cafe Kamu) merupakan tabel referensi, sedangkan tabel yang di bawahnya merupakan tabel yang sedang kita kerjakan atau dianalisis.
Pada contoh di atas kita akan mencari nilai gaji Gerry (kolom C10) sesuai dengan tingkatan skill-nya yaitu “Ahli”. Maka pada kolom gaji kita akan menggunakan rumus =VLOOKUP(B10;A4:C6;2;FALSE). B10 adalah kolom yang nilainya akan kita sesuaikan dengan tabel referensi. A4:C6 adalah range atau keseluruhan data yang ada pada tabel referensi. 2 adalah urutan nomor kolom dari nilai yang akan kita cari di tabel referensi. Setelah memasukkan FALSE dan tekan enter, maka sesuai dengan tabel referensi, nilai yang kita dapatkan adalah Rp3.000.000.
Sedangkan jika kamu ingin mencari nilai dari bonus, maka kamu hanya perlu mengganti urutan kolom (index_num) yang ada pada rumus sesuai dengan kolom yang ada pada tabel referensi. Untuk rumusnya adalah =VLOOKUP(B10;A4:C6;3;FALSE). Yang mana 3 merupakan urutan kolom yang ada pada tabel referensi.
10. SUMIF
Selanjutnya yaitu rumus excel SUMIF yang berfungsi untuk menjumlahkan data dengan kriteria yang telah kamu tentukan. Pada dasarnya kita memberikan perintah untuk menjumlahkan (SUM) sebuah nilai, tapi dengan kriteria tertentu (IF). Adapun rumus SUMIF adalah =SUMIF(range;criteria;[sum_range]).
Range adalah data sel dari kriteria yang ingin kamu cari nilainya. Kemudian criteria adalah nama dari kriterianya. Sedangkan sum_range data dari nilai yang ingin kamu jumlahkan.
Pada contoh di atas kita akan mencari total harga barang yang dijual di Jakarta. Maka rumus yang kita gunakan adalah =SUMIF(C3:C17;”JAKARTA”;E3:E17). C3:C17 adalah kolom dari data yang memiliki kriteria yang ingin kita cari. Bisa kamu lihat, Jakarta berada di kolom C. Kemudian “JAKARTA” adalah kriteria dari nilai yang akan kita cari. Sedangkan untuk E3:E17 adalah lokasi data dari nilai yang akan kita jumlahkan. Pada contoh di atas data dari nilai tersebut berada di kolom E. Sehingga nantinya ketika setelah rumus dimasukkan dan kamu menekan “Enter” maka jumlah nilai dari data yang kita cari yaitu Rp2.300.000. Sederhananya total harga barang yang di jual di Jakarta adalah Rp2.300.000.
11. SUMIFS
Jika SUMIF digunakan untuk menjumlahkan nilai dengan satu kriteria, maka rumus SUMIFS berfungsi menjumlahkan data dengan dua atau lebih banyak kriteria. Rumus yang digunakan yaitu, =SUMIFS(sum_range;criteria_range1;criteria1;criteria_range2;criteria2:…). Bisa dilihat, jika pada SUMIF, sum_range berada di posisi belakang, maka pada SUMIFS, sum_range merupakan nilai yang pertama kali kita masukkan ke dalam rumus.
Sum_range adalah nilai dari data yang ingin kamu jumlahkan. criteria_range1 adalah kolom data dari kriteria pertama, kemudian criteria1 adalah kriteria yang pertama dari nilai yang ingin dijumlahkan. Selanjutnya adalah criteria_range2 yaitu kolom dari kriteria yang kedua, kemudian criteria2 adalah kriteria dari nilai yang ingin kamu jumlahkan.
Bisa kamu lihat pada contoh di atas, kita akan mencari total harga dari jenis barang handphone yang ada dijual di JAKARTA. Maka pada contoh tersebut terdapat 2 kriteria yaitu Handphone dan Jakarta. Maka rumus yang digunakan adalah =SUMIFS(E3:E17;A3:A17;”Handphone”;C3:C17;”JAKARTA”) . E3:E17 adalah kolom data dari nilai yang akan kita cari jumlahnya. Kemudian A3:A17 adalah kolom tempat kriteria pertama yaitu handphone. Setelah itu, masukkan nama kriterianya yaitu “Handphone“. Jika kamu kesulitan menulis nama kriterianya, kamu dapat mengklik kode sel Handphone yang pada contoh di atas berlokasi di G9.
Setelah memasukkan kriteria pertama, maka selanjutnya kita akan memasukkan kriteria kedua ke dalam rumus. Pada contoh di atas, C3:C17 adalah tempat dari data kriteria kedua yaitu JAKARTA. Selanjutnya masukkan nama dari kriteria yang kedua yaitu “JAKARTA“. Kemudian tekan “Enter” dan hasil dari nilai yang kita cari akan muncul yaitu Rp20.000.000. Jika kita ubah menjadi kalimat maka total harga handphone yang dijual di Jakarta adalah Rp. 20.000.000.
12. ROUND
Rumus Round digunakan untuk merubah nilai yang berupa angka desimal (menggunakan koma) ke angka yang bernilai bulat. Rumusnya yaitu, =ROUND(number; num_digits). (number) adalah kolom tempat angka atau nilai yang ingin kamu ubah menjadi bilangan bulat. Sedangkan (num_digits) adalah jumlah digit pembulatan yang ingin kamu terapkan pada angka di belakang koma. Jumlah digit tersebut dapat berupa angka 0, 1, 2, dan seterusnya tergantung banyak angka dibelakang koma.
Pada contoh diatas, kita akan membulatkan angka yang ada pada nilai James menjadi bilangan bulat. Rumus yang digunakan yaitu =ROUND(B3;0). B3 adalah nomor kolom yang ada pada nilai yang ingin diubah. Sedangkan 0 adalah angka yang merubah bilangan desimal menjadi bulat. Setelah kita memasukkan rumus, maka 67,25 akan dibulatkan menjadi 67.
Namun, jika kamu ingin membulatkan 1 atau 2 angka yang di belakang koma, maka kamu dapat memasukkan angka 1 atau 2 pada (num_digits). Misalnya nilai awal yaitu 67,2593, maka dengan rumus =ROUND(B3;2) pembulatan hanya terjadi dua angka terakhir di belakang koma yaitu 67,26.
13. LOWER
Rumus Lower digunakan untuk merubah format huruf tulisan dari BESAR ke kecil. Misalnya pada contoh, kamu ingin mengubah tulisan “BAMBANG SUKARNO” menjadi “bambang sukarno”. Maka rumus yang digunakan adalah =LOWER(text). LOWER adalah rumus, sedangkan (text) adalah teks huruf yang akan kamu ubah. Selain itu, pastikan pada penulisan teks di tambah tanda kutip dua atau double quote ( “ ”).
14. UPPER
Sedangkan rumus Upper digunakan untuk merubah format huruf tulisan dari Kecil ke BESAR. Misalnya pada contoh, kamu ingin mengubah tulisan “bambang sukarno” menjadi “BAMBANG SUKARNO”. Maka rumus yang digunakan adalah =UPPER(text). UPPER adalah rumus, sedangkan (text) adalah teks huruf yang akan kamu ubah.
15. TRIM
Rumus TRIM biasanya digunakan untuk memperbaiki kalimat yang kelebihan spasi pada excel. Tak jarang tanpa sadar kita kelebihan menekan spasi pada saat mengisi data. Kesalahan spasi ini pun tidak bisa dianggap remeh. Karena selain dapat menyebabkan error, hal ini juga bisa berdampak pada penerapan rumus lainnya. Oleh karena itu, berikut adalah rumus =TRIM(text). Penggunaan rumus ini cukup mudah. Kamu tinggal memasukkan rumus dan pilih teks atau lokasi kalimat yang ingin kamu perbaiki spasinya.
Pada contoh di atas, kamu bisa lihat bahwa kita akan memperbaiki penulisan judul buku yang telah di data. Judul buku yang sebelumnya adalah “_Anggur Hijau__Tanpa Rasa” akan kita ubah dengan rumus =TRIM(B3). =TRIM adalah rumusnya dan (B3) adalah lokasi dari tulisan yang akan kita perbaiki. Pada tulisan judul tersebut terdapat kelebihan spasi sebelum kata “Anggur” dan setelah kata “Hijau”. Sehingga setelah rumus dimasukkan akan menghasilkan “Anggur Hijau Tanpa Rasa”.
16. LEN
Rumus selanjutnya yaitu LEN yang berfungsi untuk menghitung jumlah karakter yang ada pada sel termasuk spasi. Rumus ini biasanya sangat membantumu yang bekerja di bidang percetakkan ataupun administrasi. Rumus yang digunakan adalah =LEN(text). Penggunaan rumus ini cukup mudah. Kamu tinggal memasukkan rumus dan memilih sel dari teks yang ingin kamu ketahui jumlah karakternya.
Jika kamu lihat contoh di atas, kamu akan menemukan bagaimana rumus LEN bekerja. Pada kasus ini, kita akan menghitung jumlah kata pada judul buku yang telah didata. Rumus yang digunakan yaitu, =LEN(F3). F3 adalah nama sel dari teks yang akan kita hitung jumlah karakternya. Setelah kita masukkan rumus maka hasilnya yaitu 23 karakter.
17. CEILING
Rumus CEILING berfungsi untuk membulatkan nilai atau angka dengan kelipatan sepuluh ke atas. Rumus ini dapat kamu gunakan untuk keperluan akuntansi dan sebagainya. Rumus yang digunakan adalah =CEILING(number;significance). Number adalah angka pada sel yang ingin kamu bulatkan. Sedangkan significance adalah jumlah pembulatan yang kamu inginkan seperti, 10, 100, 1000, hingga seterusnya.
Contoh di atas, menunjukkan penggunaan rumus CEILING. Bisa kamu perhatikan, bahwa kita akan membulatkan harga dari mie instan. Rumus yang digunakan adalah =CEILING(C2;10). C2 adalah lokasi dari sel harga awal yaitu Rp3.977. Kemudian 10 adalah jumlah pembulatan yang akan kita lakukan. Sehingga setelah rumus dimasukkan akan menghasilkan Rp.3.980.
18. FLOOR
Berlawanan dengan rumus CEILING yang digunakan untuk membulatkan angka ke atas. Rumus FLOOR berfungsi untuk membulatkan angka kelipatan 10 kebawah. Rumus yang digunakan yaitu =FLOOR(number;significance). Sama halnya dengan CEILING, number adalah angka pada sel yang ingin kamu bulatkan. Sedangkan significance adalah jumlah pembulatan yang kamu inginkan seperti, 10, 100, 1000, hingga seterusnya.
Pada contoh di atas bisa kamu lihat, bahwa kita akan membulatkan harga mie instan ke kelipatan sepuluh kebawah. Maka rumus yang digunakan adalah =FLOOR(C2;10). C2 adalah lokasi sel harga awal yaitu, Rp3.977. Kemudian 10 adalah jumlah pembulatan ke bawah yang akan kita lakukan. Sehingga setelah menerapkan rumus, maka akan mendapatkan hasil Rp.3.970.
19. MAX
Rumus Max berfungsi untuk mencari nilai paling tinggi yang ada pada sebuah data. Rumus ini sangat membantu ketika kamu memiliki data yang sangat banyak. Adapun formula rumus Max adalah =MAX(number1;[number2];..). Number1 pada rumus tersebut merupakan lokasi data atau sel yang ingin kamu cari nilai tertingginya. Selain itu, jika kamu ingin mencari nilai tertinggi lebih dari satu data, kamu tinggal menyeleksi lokasi datanya (range).
Contohnya, pada gambar di atas kita akan mencari gaji paling tinggi yang didapatkan karyawan. Maka rumus yang digunakan adalah =MAX(D3:D15). D3:D15 adalah lokasi sel atau range dari data yang ingin kamu cari nilai tertingginya. Jika kamu perhatikan, lokasi dari data gaji karyawan berada di kolom D. Sehingga setelah rumus dimasukkan maka akan menghasilkan gaji dengan nilai tertinggi yaitu Rp10.500.000.
20. MIN
Rumus selanjutnya adalah kebalikan dari MAX. Yap, yaitu rumus MIN. Rumus MIN berguna untuk mencari nilai terendah dari data yang ada. Rumus yang digunakan pun yang tidak jauh berbeda yaitu, =MIN(number1;[number2];..). Number1 pada rumus tersebut merupakan lokasi data atau sel yang ingin kamu cari nilai terendahnya.
Pada gambar di atas, dapat kamu perhatikan bahwa kita akan mencari gaji terendah yang didapatkan oleh karyawan. Adapun rumus yang digunakan =MIN(D3:D15). D3:D15 adalah lokasi sel dari data yang ingin kamu cari nilai terendahnya. Sehingga jika rumus digunakan, maka akan menghasilkan Rp4.300.000.
Itu lah rumus-rumus excel yang dapat membuat pengolahan data menjadi lebih cepat dan praktis. Bagi kamu yang masih ingin memperdalam keterampilan dalam menggunakan Microsoft Excel, kamu bisa lho mengikuti KURSUS DI MITRA CENDIKIA METRO.
Social Plugin